La sede legale è compresa nel noleggio di un ufficio o di una postazione in coworking?
Tra le richieste di chiarimenti che ci vengono formulate dai gestori di spazi di lavoro flessibili, c’è questa: il cliente che noleggia per un lungo periodo un ufficio, ha compreso nel prezzo pagato il servizio di sede legale della società?
Aggiungerei una seconda domanda a completamento della prima a cui è possibile rispondere con questo articolo: il cliente che noleggia una postazione lavoro condivisa in coworking per un lungo periodo, ha compreso il servizio di sede legale?
Rispondiamo subito alle domanda e cerchiamo di spiegare la risposta.
Il noleggio per un lungo periodo (più di sei mesi), di una postazione lavoro in coworking o di una stanza ufficio privata, se non diversamente indicato nel contratto di servizio non comprende la sede legale. Qualora il cliente fosse interessato può essere preventivato e venduto il serivizio di elezione sede legale, come un servizio accessorio.
Perché il servizio di sede legale contrariamente ad esempio all’unità locale, non è compreso nel noleggio di una postazione di lavoro e di una stanza ufficio?
La sede legale rappresenta il centro di affari e di interessi della società, può coincidere, ma non necessariamente con gli uffici direzionali. Questo vuole dire che è possibile noleggiare postazioni condivise, stanze ufficio e chiedere di eleggere anche la sede legale della società di capitali – srls, srl – di persone – sas, snc – o della ditta individuale presso il business center, il coworking o l’hub. E’ però altresì possibile tenere la sede legale presso un’altra sede della società, presso un professionista di fiducia, presso la residenza del titolare o un altro centro uffici. Nulla vieta che magari venga trasferita in un momento successivo.
E’ importante comprendere questi aspetti tecnici per poter rispondere a quei clienti che noleggiano uno spazio di lavoro e che associano la sede legale al lavoro di ritiro e gestione della posta da parte della segreteria dello spazio flessibile.
Se è certamente vero che disporre stabilmente di un luogo di lavoro permette di aprire un’unità locale, una sede secondaria presso il Registro delle Imprese della provincia dove ha sede il business center, non è invece vero l’automatismo per la sede legale.
E’ possibile verificare se il cliente rispetta quanto contrattualizzato e non elegge la sede legale senza preventiva autorizzazione e pagamento del servizio?
Qualora una società cambia la propria sede legale è tenuta tra l’altro a darne tempestiva comunicazione a clienti e fornitori ad esempio attraverso l’inoltro di una pec o di una semplice email, questo anche per le opportune modifiche della sua anagrafica. Ma se questo non avvenisse? Se il cliente omettesse di comunicarcelo? E’ sufficiente accedere periodicamente al sito del registroimprese.it ed eseguire gratuitamente un controllo. Abbiamo ben spiegato i veloci passaggi in questo articolo. Con una verifica sul nostro cliente possiamo controllare la sua sede legale e le sue eventuali unità locali e sedi secondarie. E’ giusto precisare che con la ricerca gratuita non è possibile consultare e verificare le società in liquidazione.
Se dovessimo quindi rilevare un trasferimento della sede legale presso i nostri uffici, potremmo tempestivamente invitare il cliente a mettersi in regola fatturando il relativo servizio.
Ci sono elementi aggiuntivi che possono indicarci che il cliente abbia trasferito la sua sede legale presso di noi?
La risposta è certamente si e come sempre ha un ruolo importante la reception, il front office che riceve e smista la posta per i clienti.
La ricezione di eventuali raccomandate, come di atti giudiziari, sono elementi concreti di un avvenuta elezione di sede legale, come la ricezione dei bollettini che richiamano quelli emessi dalla camera di commercio e che vengono inoltrati alle società neo costituite, anche su questo argomento abbiamo dedicato un dettagliato post.
Per maggiori informazioni numero verde: 800090130
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