Sedi legali abusive e i fittizi bollettini delle Camere di Commercio

Sedi legali fantasma, cosa sono e come trovarle

Riprendiamo un argomento che abbiamo trattato già varie volte, ma che rimane attuale, anzi con la lenta ripresa economica è anche più evidente.

Nello scorso anno, anche la Federazione Unimpresa Spazi Lavoro Flessibili, Uffici e Coworking ha dedicato una ricerca al fenomeno delle sedi legali abusive o fantasma e illustrato i risultati in due convegni, a Mestre Venezia presso il museo M9 e a Roma presso il centro uffici Tiempo Roma.

La ricerca ha coinvolto oltre 200 operatori di settore che hanno fornito una rappresentazione reale del fenomeno. L’articolo di oggi si focalizza sulle sedi legali di società di capitali e società di persone elette presso spazi di coworking e business center, ma senza la relativa autorizzazione dal gestore dello spazio.

Come ben sappiamo ogni società nel momento in cui si costituisce, identifica il suo centro di affari e di interessi, la sua sede legale, che può coincidere con la residenza o il domicilio del titolare, la sede operativa, lo stabilimento di produzione, il professionista di fiducia o  presso un centro di servizi. Quest’ultima categoria racchiude dai centri MBE – mail boxes etc -, agli HUB, i coworking ed i business center. Quest’ultimi soprattutto sono sempre più scelti come luogo ideale per eleggere la sede legale di una società.

La sede legale nel corso della vita aziendale può cambiare tante volte, spostandosi all’interno dello stesso comune, cambiando comune e/o regione. Tutte le volte che lo spostamento avviene da un comune ad un altro è però necessario il ricorso ad un notaio e quindi ad un atto pubblico.

Nonostante qualche giovane operatore di settore, rimanga ancora stupito quando scopre di avere una società domiciliata abusivamente, presso il proprio indirizzo, dobbiamo rimarcare come chiunque possa domiciliare la propria azienda ovunque senza che la legge disponga autorizzazioni preventive, né obblighi di controllo in capo a notai, commercialisti e Registro delle Imprese. Senza volere invitare nessuno a farlo, ovviamente è anche possibile domiciliare una neo-società o una società esistente presso la residenza di un qualsiasi privato cittadino senza che questo ne sia a conoscenza e nè abbia dato la relativa autorizzazione.

Il privato cittadino, come il titolare di uno spazio flessibile, di uno studio, non ha nessun potere per fare rimuovere la società domiciliata se non respingere documenti a questa destinati. Oggi vogliamo portare l’attenzione su una prassi da sempre in voga, che ha ripreso nuova linfa e che può aiutarci almeno nell’identificare con la massima celerità le società neo-costituite e domiciliate presso il nostro indirizzo.

Due precisazioni:

• quanto raccontiamo nell’articolo vale per società di persone e di capitali, non per le ditte individuali. Queste se pur iscritte al registro delle imprese presso la Camera di Commercio non sono in genere oggetto di quanto scriviamo
• è valido per società neo costituite e non in trasferimento da un registro delle imprese ad un altro e all’interno dello stesso registro delle imprese – cambio sede da un comune ad un altro nella stessa provincia -.

Bollettini postali e richieste di pagamento alle aziende neo-costituite

La prassi a cui facciamo riferimento e che ci viene in aiuto, sono società e privati che da sempre inoltrano alle società neo-costituite bollettini da pagare che richiamano per testo utilizzato, importi da pagare e veste grafica quelli dei registri delle imprese presso le Camere di Commercio.

Quello che vedete allegato ad esempio è stato indirizzato ad una nuova srl costituita presso la Camera di Commercio di Modena, consta di due pagine: la prima pagina con i dati aziendali del destinatario della lettera, il referente commerciale della società emittente, gli estremi bancari per il pagamento.

La seconda pagina è il contratto, per semplicità abbiamo evidenziato il solo articolo 5 in cui la stessa società evidenzia che la piattaforma che richiede il pagamento a mezzo bonifico bancario è privata e nulla ha a che fare con la Camera di Commercio, i cui tributi sono pagati con il modello F24. Abbiamo anche controllato il dominio web dove pagando si verrebbe inseriti e lo stesso è in vendita senza quindi alcun contenuto reale e non è nella disponibilità della società che ha inoltrato la lettera.

Negli anni abbiamo più volte evidenziato lettere e bollettini analoghi che da più società erano inviati alle società neo-costituite.

Perché questa prassi a noi gestori ci è di aiuto o può esserci di aiuto?

E’ il primo e più semplice modo per scoprire le società domiciliate presso il nostro centro uffici. Se è vero che la gran parte dei nuovi clienti richiede un preventivo, accetta l’ordine e redige un contratto, c’è una parte che si muove in modo totalmente diverso.

Cosa può accadere? Le Poste Italiane e gli altri servizi di poste private, ci consegnano lettere di società clienti e di società a noi sconosciute. Se queste buste non richiedono una firma di avvenuta consegna come le raccomandate, possiamo respingerle o riservarci un paio di giorni per le opportune verifiche. Ci sono infatti business center con oltre 500 domiciliazioni attive a cui aggiungere ex clienti ed abusivi ed il controllo richiede del tempo. La veste grafica delle buste che contengono bollettini di pagamento sono sempre uguali, quindi facilmente identificabili.

Se il destinatario non è tra l’elenco dei clienti è possibile fare un rapido e gratuito controllo accedendo al registro imprese on line. In questo articolo abbiamo spiegato nel dettaglio come fare  accertandosi effettivamente che l’azienda sia domiciliata presso di noi.

I nostri consigli per scoprire le sedi legali abusive

Da oggi, se già non lo fate, ecco i nostri consigli utili e pratici per monitorare le sedi legali abusive:

• non respingete di default le buste destinate a nomi di aziende e professionisti sconosciuti. Trascrivete il nome di queste società, avviate verifiche interne per risalire ai titolari e legali rappresentanti
• quando ricevete una richiesta di preventivo per una sede legale, un’unità locale, sede secondaria, chiedere sempre il nome della società per cui dovete elaborare il preventivo. Se questa è da costituire è probabile che il nome sia già stato deciso. Aggiornate il vostro CRM con il nome della società, in quanto l’eventuale verifica di abusivi potrà essere molto celere e senza costi aggiuntivi.