Come scegliere e prenotare un ufficio ad ore

Come scegliere un ufficio ad ore

Hai la necessità di noleggiare per il tuo lavoro un ufficio completamente attrezzato per alcune ore? Di farlo soltanto una volta o magari di farlo in modo sistematico e ripetuto anche in città diverse?

Ti aiutiamo a trovare, scegliere l’ufficio ad ore più adatto alla tue esigenze, riducendo i tempi di ricerca e ottimizzando il costo, il tutto con questa breve guida.

Cos’è un ufficio ad ore?

Cerchiamo di comprendere meglio cos’è un ufficio ad ore, ne abbiamo parlato recentemente in un dettagliato ed esaustivo articolo.

Un ufficio ad ore è innanzitutto un ufficio, in genere una stanza chiusa privata, non un ambiente di lavoro open space all’interno di una realtà più grande: il business center o il coworking. Vuoi un esempio che possa rendere più chiaro il concetto di ufficio ad ore? Immagina una camera di un hotel con tutti i comfort ed i servizi. L’ufficio ad ore è un ufficio con comfort e servizi per lavorare, solo per il tempo di cui hai bisogno.

Cosa non è un ufficio ad ore?

Un ufficio ad ore è principalmente un ufficio, non è quindi una postazione di lavoro in open space, non è una postazione in un bar o in una caffetteria, non è un desk in un ambiente condiviso, né in una lounge.

Un ufficio ad ore, non è poi una sala riunioni. Se sei alla ricerca di uno spazio dove poter ospitare contemporaneamente 4 o più persone la ricerca deve essere necessariamente orientata verso una sala riunioni o un meeting space più grande e spazioso, di una stanza ufficio.

Chiarito cosa è, e cosa non è un ufficio ad ore, vediamo quali passi seguire per ricercare e prenotare un ufficio a tempo. L’ufficio ad ore o studio ad ore rientra nel più vasto concetto di ufficio temporaneo.

Prima azione: definire la città dove devi noleggiare l’ufficio ad ore. Per città medio grandi è opportuno identificare la zona o il quartiere, oppure un punto di interesse come: una stazione ferroviaria, la fiera, l’autostrada o l’uscita autostradale. A Roma la zona della stazione Termini, ad esempio, non solo dista molti chilometri dal quartiere Eur, ma ha anche collegamenti molto diversi dal quartiere Eur. Se Roma Termini è particolarmente comoda, come Roma Tiburtina per chi arriva in treno, Roma Eur si preferisce se si devono incontrare clienti nelle zone “degli uffici” o in area più accessibile in auto.

Seconda azione: definita la città e se necessario, la zona della città di interesse, è necessario identificare il giorno e gli orari del noleggio. Per gli orari è importante lasciare un margine all’inizio e alla fine del noleggio. All’inizio, per poter disporre dello spazio e personalizzarlo con brochure e altro, richiedere la password  e connettersi in internet. Alla fine del noleggio  è necessario avere invece del tempo, per un certo margine nel caso di ritardo o del prolungarsi degli incontri di lavoro e dei colloqui. Dal mese di Maggio in concomitanza con le doverose misure di prevenzione e contenimento del virus Covid-19 questi tempi possono ulteriormente dilatarsi, essendo necessario disinfettare e sanificare l’ufficio ogni qual volta termina un sessione di lavoro e areggiare lo spazio di lavoro.

Terza azione: riflettere se il noleggio è occasionale (spot) o se si ripeterà successivamente nella stessa città o in città differenti. Questo perchè qualora il noleggio dovesse ripetersi potrebbe essere opportuno valutare formule di ingressi a carnet.

Quarta azione: porsi la domanda oltre a me stesso quante persone ospiterò? In che modalità le ospiterò? Tutte insieme o attraverso colloqui individuali? E’ importante questa informazione nel momento in cui si chiede il preventivo per richiedere lo spazio più adeguato per dimensione e per una eventuale area di attesa. Per questo ultimo aspetto, con l’ introduzione delle norme di distanziamento sociale, divieto di assembramento è necessario far conoscere in anticipo al business center il numero delle persone attese nelle ore di noleggio dell’ufficio.

Ricapitoliamo

Abbiamo identificato quando dobbiamo noleggiare l’ufficio temporaneo, la durata del noleggio, in quale città ne avremo bisogno e quante persone dovremo ospitare nell’ufficio.

E’ il momento di ricercare l’ufficio ideale

Ci si può trovare in due situazioni: primo noleggio in assoluto di un ufficio ad ore oppure si è già fruito di questa formula flessibile di noleggio e si possiede una membership card o ad esempio una Open Card di Ufficiarredati.it. In questo secondo caso, il contact center al numero 800090130, può fornire informazioni sul tipo di servizio, sulle città dove è disponibile, prezzi, e supportare nella prenotazione dello spazio a tempo. Un vantaggio enorme in quanto si riduce il tempo dedicato alla ricerca e prenotazione dello spazio, si accede a prezzi di favore, scontati rispetto al listino, ma soprattutto il personale del contact center può aiutare nella individuazione della location più adatta. Nessuno spazio a tempo è infatti uguale ad un altro.

Cambiano infatti:

• posizione geografica
• prezzi
• dimensione degli spazi
• tipologia di arredi
• servizi compresi e servizi extra
• disponibilità di parcheggio
• accessibilità con mezzi pubblici
• orari di apertura e chiusura del centro
• accessibilità serale, il sabato, nei giorni festivi.

Quanto sopra suggerisce quindi che se il noleggio ad ore di un ufficio si ripeterà nel tempo, nella stessa sede o in sedi differenti della stessa città o in città diverse, trovare un fornitore di spazi a tempo, un network di uffici ha tempo ha indubbi vantaggi. Fidelizzazione, accesso e tariffe vantaggiose, semplificazione amministrativa, supporto dedicato.

Nell’ipotesi in cui non si è mai usufruito del servizio e le conoscenze sullo stesso sono limitate, ci si potrà muovere in questo modo.

Si è alla ricerca di una stanza privata che viene fornita da Business Center e da alcuni spazi di cowoking. Dove cercarli? Nel motore di ricerca  per eccellenza Google.it. Parole di ricerca da usare: noleggio ufficio ad ore, affitto ufficio ad ore, temporary office, studio ad ore. Completate con la città oggetto della richiesta.

I risultati proporranno: strutture inserzionate a pagamento, strutture localizzate nelle mappe di Google, risultati di ricerca naturali. In alcuni casi si tratta dei business center che offrono il servizio, in altri casi di broker che intermediano il servizio dando visibilità agli spazi di temporary office.

Identificate le strutture ritenute adeguate alle proprie esigenze, potete inviare una richiesta di preventivo. Nel caso voleste utilizzare Ufficiarredati.it per questa ricerca è sufficiente contattare il numero verde 800 090 130 ed esporre la propria esigenza e attendere comodamente in email le offerte. Un unico contatto e diversi preventivi, senza alcun costo di intermediazione.