Noleggiare un ufficio ad ore
L’avvento delle “partite” iva, la mobilità, i lavori digitali, lo smart working, hanno determinato importanti cambiamenti nel modo di lavorare e cambiamenti dei luoghi di lavoro. Questi cambiamenti trovano la conferma nell’apertura di spazi di lavoro condivisi: coworking, hub e business center.
L’aumento esponenziale di questi spazi è determinato dall’aumento della domanda di spazi di lavoro temporanei. Non solo freelance, non solo commerciali, ma anche professionisti, cacciatori di teste richiedono luoghi di lavoro a tempo, attrezzati con servizi di accoglienza degli ospiti, caffetteria, tecnologia per stampare e collegarsi in rete. All’interno dei servizi di temporary space, ha avuto una crescita rilevante – fonte ricerca Ufficiarredati.it tra i gestori di business center – la domanda di uffici da noleggiare anche solo per poche ore.
Il 60% dei gestori di business center intervistati hanno rilevato una crescita di domanda e prenotazioni di uffici o studi ad ore nel corso del 2019.
Cos’è un ufficio ad ore
Per ufficio ad ore si intende una stanza attrezzata ad uso ufficio, privata, non condivisa nel momento dell’utilizzo con altri professionisti ed aziende. Possiamo definirla un ufficio, ma anche studio, la dimensione dello spazio è variabile, ma in genere inferiore a 20 metri quadrati, completa di scrivania, sedute a norma di legge, arredi, connessione internet, supporto segretariale ed accoglienza ospiti, in alcuni casi è fornita di piccola cancelleria.
Dove si noleggiano gli uffici ad ore
La prima distinzione da fare è tra professionisti del settore: business center, coworking, hub e chi eroga il servizio di noleggio orario di studi ed uffici come attività complementare alla principale come associazioni, professionisti e studi associati.
All’interno dell’area dei professionisti del temporary office sono certamente presenti uffici ad ore nei business center, ma anche nei coworking che combinano spazi di lavoro open space con stanze private. Recentemente anzi sempre più coworking inseriscono spazi uffici chiusi in aggiunta a spazi open space. Gli spazi chiusi garantiscono riservatezza e maggiore redditività.
Non sono disponibili uffici ad ore, essendo gli spazi completamente open space, nei coworking privi di ambienti privati.
Qual è la durata minima del noleggio?
Nonostante la crescente domanda di uffici da noleggiare per poche ore, ancora oggi professionisti del settore come i business center tendono a preferire formule di noleggio temporaneo di almeno mezza o intera giornata. In alcuni casi poi, in strutture con servizi di accoglienza e segreteria minimi, queste formule non sono ancora contemplate.
In spazi il cui l’accesso è ad elevata automazione, badge o apertura remota con smartphone, la possibilità di accoglienza ospiti è limitata. La mancanza di un servizio di portineria/reception, rende difficile la combinazione di accoglienza ospiti e consulenza da parte di chi ha noleggiato l’ufficio. Dove la formula del noleggio ad ore ha preso invece piede e la domanda è crescente come business center prossimi a stazioni ferroviarie, nodi stradali importanti, è possibile noleggiare uffici anche solo per un’ora. Maggiormente preferita a questa formula mordi e fuggi, è quella di rendere disponibile carnet di ore di noleggio ufficio, utilizzabili anche frazionate in un lasso di tempo.
A Milano, Torino, Genova, Como, Parma, Bologna, Firenze, Roma, Napoli, Bari, Catania sono disponibili poi soluzioni di noleggio ufficio ad ore che consentono al possessore del carnet ad ingressi in formula a scalare, di muoversi tra una città e l’altra, preoccupandosi solo di riservare l’ambiente di lavoro più adeguato.
Chi utilizza e affitta l’ufficio ad ore
L’ufficio da affittare ad ore è per tutti.
Con l’aumento della domanda di noleggi orari, è cresciuta l’eterogeneità dei clienti. Nuove figure imprenditoriali, i freelance in particolare, possessori di partita iva, richiedono uffici ad ore per lavorare, per avere un’alternativa all’ufficio in casa. Ma l’ufficio ad ore è comodo per incontrare clienti e avere il supporto del personale qualificato per scansioni e stampe, ad esempio.
L’ufficio ad ore è per professionisti in trasferta, un punto di appoggio anche non occasionale, dove incontrare potenziali clienti e clienti. Si pensi ad avvocati e commercialisti, esperti di PNL.
L’ufficio ad ore è poi studio ad ore per i consulti di psicologi e psicoterapeuti, studi olistici, anche solo appena avviati alla professione, che non dispongono ancora di uno studio di proprietà.
L’ufficio ad ore per aziende può essere la sede strategica in città diverse, in aree adiacenti alle stazioni ferroviarie o ai caselli autostradali per dare un punto di appoggio ”volante” – un hotdesk – ai dipendenti. Un hotdesk per lavorare e consultare in modo riservato la posta elettronica. Sono disponibili business center ad esempio nel piazzale della stazione centrale di Milano, a Torino Porta Susa, nelle immediate vicinanze della stazione di Bologna, di Firenze Santa Maria Novella e a Roma Termini.
Ci sono poi business center con offerta di noleggi orari lungo il Grande Raccordo Anulare di Roma, al casello autostradale di Prato come di Rimini, Modena Nord e Verona Sud, Vicenza Est e Venezia, Trento, Brescia e nell’area di Torino a Volpiano, Nichelino e Moncalieri.
La tendenza
Già quest’anno la domanda oraria di uffici è cresciuta ancora almeno fino al mese di Febbraio, prima dell’avvento del Covid-19. E’ aumentata anche la richiesta di noleggi orari di sale riunioni, con la stessa filosofia del noleggio di uffici, si fanno meeting più frequenti e veloci nella durata.
Ai noleggi ad ore vengo spesso abbinati recapiti postali e numeri telefonici dedicati, per avere un ufficio virtuale anche in città diverse.
Ora con le misure di prevenzione e contenimento previste per legge, i business center noleggiamo gli uffici anche ad ore, ovviamente applicando le misure previste nei protocolli: sanificazione dello spazio, uso di mascherine anche solo chirurgiche, disponibilità nell’ufficio di prodotti per disinfettare ogni volta che il cliente lo desideri. Negli spazi di ingresso, adiacenti i servizi igienici e segreteria sono disponibili gel disinfettanti. Al cliente che prenota l’ufficio ad ore è richiesto di gestire eventuali appuntamenti scaglionati per evitare la contemporanea presenza di più persone in attesa e avere un lasso di tempo adeguato per areggiare il locale ufficio.
Ogni volta che si decide di prenotare uno spazio e quindi opportuno in questo periodo di verificare direttamente con il centro uffici le misure di sicurezza e protezione in essere.
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