Domiciliazione, documenti sempre in ordine

Premessa

Sono sempre di più i contratti di domiciliazione sottoscritti nei business center.

Una tendenza in forte crescita che riscontriamo dai dati in nostro possesso, avendo un punto di osservazione esclusivo e privilegiato, quale gestori di due siti ad hoc: domiciliazione.com e domiciliazionelegale.com

L’immagine seguente supporta quanto detto: con il colore blu si evidenzia per l’anno 2018 il volume di ricerche organiche del sito domiciliazione.com, in arancio le stesse visite nel corso del 2017, una crescita di visitatori profilati del 118%

 

Domanda domiciliazione

All’interno del concetto di domiciliazione, inteso come centro di affari della persona giuridica, facciamo rientrare le sedi legali di società di capitali e di persone, le domiciliazioni di ditte o imprese individuali, le unità locali e le sedi secondarie.

Alla crescita della domanda di questi servizi una volta erogati esclusivamente da studi professionali, è corrisposto un incremento di offerta sia da parte dei business center, non tutti i centri uffici però tradizionalmente erogano questo servizio, sia di società di servizi a 360 gradi.

Cresce la domanda di domiciliazione, cresce l’offerta, non cresce però proporzionalmente la competenza tecnica di chi eroga questi servizi. Spesso hanno più competenza tecnica i potenziali clienti che si sono ben informati, rispetto ai gestori di alcuni centri di servizi.

Ma cresce di pari passo anche la competenza di chi esegue verifiche presso i business center, conosce bene cosa è un business center e come è erogato il servizio di domiciliazione.

Partiamo proprio da qui in questo articolo, da una verifica avvenuta nel Gennaio del 2019 (poche settimane fa) in un business center dell’Emilia Romagna, dalla verifica svolta evidenziamo aspetti che chi eroga servizi di domiciliazione non deve assolutamente sottovalutare.

Liquidazione coatta di cooperativa domiciliata presso un Business Center

Il ministero dello Sviluppo Economico in funzione del decreto 5/12/2013, nr. 158, ha competenze di vigilanza sugli enti cooperativi. Nello svolgimento delle proprie competenze ha adottato un provvedimento di scioglimento di autorità, una liquidazione coatta amministrativa con nomina di un liquidatore nei confronti di una società cooperativa con sede legale presso il business center oggetto della verifica.

Il ministero ha sciolto la cooperativa e contestualmente nominato un commissario liquidatore, un avvocato in questo caso, che in forza dell’incarico assegnato si è presentato al business center presso il quale la società cooperativa aveva ed ha ancora oggi la sua sede legale.

Attraverso la richiesta dei documenti che il commissario liquidatore, molto competente, ha fatto al responsabile del business center vogliamo evidenziare cosa non deve essere omesso e/o dimenticato nella gestione di un cliente domiciliato.

Durante l’accesso al business center il commissario liquidatore ha richiesto tutta una serie di documenti necessari a redigere il verbale. E’ quindi fondamentale avere a disposizione in modo ben organizzato i documenti riferiti ad ogni singolo cliente, nel server aziendale o in un archivio di immediato accesso e consultazione. Proprio in queste settimane, stiamo rilasciando ai Business Center affiliati la possibilità di conservare questi documenti direttamente in cloud nel Crm del network.

Documenti sempre in ordine

Il commissario  liquidatore, dopo essersi accertato che la cooperativa avesse sede legale presso il business center ha chiesto di poter vedere e consultare il contratto del servizio di sede legale sottoscritto tra la cooperativa ed il business center. Ha letto velocemente, ma fermandosi sui passaggi più rilevanti, il contratto ed ha quindi richiesto:

  • copia del documento di identità del legale rappresentante della cooperativa
  • i recapiti telefonici e le email del legale rappresentante della cooperativa
  • copia delle fatture emesse ed evidenza delle modalità di pagamento delle stesse
  • dichiarazione del luogo di conservazione delle scritture contabili della cooperativa
  • nominativi e relative copie dei documenti di identità delle persone delegate al ritiro della posta pervenuta presso il business center.

Dopo questa fase, il liquidatore ha provveduto al sequestro della posta in giacenza destinata alla cooperativa ed ha verificato la corrispondenza tra la posta in giacenza ed il registro telematico del business center.

Ha successivamente chiesto copia dei registri della posta pervenuta alla cooperativa e già consegnata o inviata e relativi al periodo dalla sottoscrizione del contratto alla sua ispezione.

Questo passaggio è gestito in molti centri uffici attraverso l’utilizzo di registri cartacei, nel network da oltre un anno con l’introduzione dell’applicativo Virtuoso, avviene tutto in cloud, in modo veloce e sicuro. Questo ovviamente consente l’immediata stampa dei registri.

 

Virtuoso gestione posta

Consultando i registri, il liquidatore ha voluto poi verificare l’identità delle persone che hanno ritirato la posta e che fossero delegati nel contratto o in atti successivi a farlo.

Qualora ci fosse una verifica presso il vostro business center, sareste in grado di produrre rapidamente questi documenti?

Sareste in grado di produrli in modo esaustivo?

Se la risposta è NO, è opportuno intervenire nel processo di contrattualizzazione dei clienti domiciliati, nella conservazione dei documenti, nell’erogazione del servizio.

Hai bisogno di strumenti di gestione? In Ufficiarredati.it abbiamo creato sulle esigenze dei Business Center affiliati Virtuoso, il software che tra le diverse funzioni permette di gestire in modo semplice e veloce ogni comunicazione tra il Business Center ed i clienti domiciliati. Stampare i registri della posta ricevuta, inviare e conservare i documenti scansionati, archiviare i documenti che compongono il contratto.

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Commenti

  1. Grazie Gianluca, tutto molto chiaro.

    Naturalmente mi hai anche fatto sorgere un dubbio, relativo alla posta.
    Nel nostro contratto di domiciliazione è indicato che:

    “YYYY si impegna ad annotare in un registro all’uopo preposto tutte le raccomandate, nonché gli atti giudiziari e/o qualunque altra corrispondenza avente un numero di riferimento, tutti ricevuti in nome e per conto di XXXXX, mediante indicazione di un ordine cronologico consequenziale, del numero di riferimento e della data della corrispondenza (raccomandata o altro come indicato sopra), e del mittente (se indicato).”

    Questo vuol dire che della posta ordinaria non teniamo registro; è invece obbligatorio?

    • gianluca dice:

      Grazie Ellida. Fino ad un anno fa circa ci limitavamo a registrare i documenti che tu citi nel commento. Ritengo che ancora adesso molti colleghi fanno così. Dall’introduzione di “Virtuoso”, registrando tutta la posta ricevuta per il cliente, automaticamente si genera un registro di tutta la posta ricevuta. Questo modus operandi se avvenisse su registri cartacei probabilmente sarebbe prolisso, fatto nel tool Virtuoso è molto rapido. Nel caso di controlli (come il caso raccontato) siamo in grado di dare evidenza a tutto ciò che è stato ritirato, tracciabile e non.

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