Uffici virtuali ed evoluzione delle professioni tradizionali

Un ufficio virtuale offre alle aziende un indirizzo fisico e servizi simili a quelli di un classico ufficio, senza il sovraccarico di un lungo contratto di affitto e di personale amministrativo. Con un ufficio virtuale, i dipendenti possono lavorare ovunque in remoto, presso un business center o un coworking, ma hanno a disposizione ancora un indirizzo postale, servizi a supporto del business: risposta telefonica dedicata e di messaggistica, sale riunioni anche per videoconferenze ad un costo inferiore e con maggiore flessibilità.

Gli uffici virtuali sono particolarmente apprezzati dalle startup e dalle piccole imprese. La creazione di software e servizi di produttività per l’ufficio basati sul web, come i tool per svolgere videoconferenze, ha permesso una diffusione di queste sistemazioni. Un ufficio virtuale può anche portare ad una maggiore produttività, poiché i suoi servizi da remoto
liberano i dipendenti dalle attività amministrative e da potenziali lunghi spostamenti. Ogni collaboratore può lavorare dal luogo più conveniente e l’imprenditore può assumere personale anche non a livello locale. Si tratta, quindi, di una soluzione che porta vantaggi sia ai liberi professionisti, sia a chi possiede un’azienda più strutturata.

Ufficio virtuale in Italia

I vantaggi di un ufficio virtuale

Il fascino di un ufficio virtuale per gli utenti deriva da diversi fattori. In primo luogo, il costo mensile di un ufficio virtuale è molto inferiore a quello di un ufficio tradizionale, potremmo definirlo irrisorio se proporzionato. Dopotutto, non ha i costi di manutenzione, né ha bisogno di personale dedicato, nè di manutenzione ed energie. L’ ufficio virtuale ha in genere un costo mensile, flessibile, in grado di adeguarsi alle mutate esigenze aziendali.

In secondo luogo, un ufficio virtuale può fornire un indirizzo postale, ma anche più indirizzi postali in città diverse, servizi di risposta telefonica anche in lingua e di videoconferenza, e quindi una piccola impresa può sembrare più grande di quanto non sia in realtà. Ciò permette un miglior posizionamento, fondamentale nel mercato del lavoro di oggi.

Avere un indirizzo aziendale prestigioso con un ufficio virtuale garantisce che il marchio mantenga un’immagine aziendale credibile, professionale e legittima. Utilizzando un indirizzo fisico aziendale e il numero di telefono dell’ufficio sui propri biglietti da visita, sito Web e posta elettronica, si può facilmente aumentare la fiducia dei potenziali clienti, anche grazie ad una migliore accessibilità.

La scelta di un indirizzo di un ufficio virtuale in un’area ben nota e pertinente alla propria attività crea inoltre un’impressione positiva dell’impresa stessa. In altre parole, un ufficio virtuale consente di avere un indirizzo commerciale prestigioso in città e di lavorare da remoto in qualsiasi paese, mantenendo credibilità e prestigio. Quante volte vi sarà capitato di vedere biglietti da visita con elenchi di sedi di rappresentanza nei cinque continenti e avete immediatamente associato la numerosità delle sedi, il nome delle città al prestigio e alla dimensione della ditta o dello studio rappresentato dal vostro interlocutore?. Questa è l’essenza dell’ufficio virtuale.

Un altro vantaggio è proprio la possibilità di lavorare da remoto. Un ufficio virtuale dà la flessibilità di lavorare ovunque, da casa, da una spiaggia, dal parco, da qualsiasi luogo si voglia. Se tutte le esigenze della propria azienda sono una connessione internet ed un computer, allora un ufficio virtuale è la soluzione ideale.
Inoltre, lavorare da remoto, per alcune nuove professioni emergenti, non è solo possibile, ma anche conveniente. Un ufficio virtuale, infatti, permette di risparmiare tempo sugli spostamenti e quindi di migliorare l’operatività. Non è da sottovalutare neanche la questione ambientale. Tagliare il pendolarismo riduce le emissioni di anidride carbonica, consentendo di ridurre l’inquinamento ed aiutare l’ambiente.

Ideale per chi gestisce una startup

Le soluzioni di ufficio virtuale sono ideali per aumentare la soddisfazione dei dipendenti perché offrono ai collaboratori la possibilità di lavorare da casa, risparmiare denaro sugli spostamenti e, in definitiva, avere più libertà e un equilibrio vita-lavoro migliore.

Un ufficio virtuale consente di espandere la propria attività senza doversi spostare in un ufficio più grande, ma consente anche di espandersi in altre città, regioni, paesi senza lasciare la propria abitazione. Questa è un’alternativa meno costosa e priva di stress rispetto all’espansione tradizionale, che richiede di trasferirsi in un ufficio più grande e di pagare prezzi di affitto ancora maggiori. Poiché lo spazio non è un fattore limitante, le aziende in crescita possono utilizzare un indirizzo di un ufficio virtuale per stabilire una presenza in una nuova sede o avere più uffici in tutto il paese e testare il mercato locale, senza il costo di trasferirsi in quella zona.

Un risparmio considerevole

Un ufficio virtuale è molto più economico di un ufficio fisico tradizionale. Soprattutto, il virtuale permette di avere un indirizzo di lavoro prestigioso senza pagare gli affitti di grandi dimensioni che solitamente questi comportano. Ciò, inoltre, consente di mantenere basse le spese aziendali, riducendo i costi di trasporto, quelli delle attrezzature per ufficio, per la manutenzione ordinaria e straordinaria, per il costo di un addetto alla reception a tempo pieno, e tutti gli altri costi associati ad un ufficio fisico.

Società di servizi, segretarie freelance e business center offrono uffici virtuali con contratti mensili. Non ci sono contratti di affitto a lungo termine come avviene per lo spazio ufficio fisico. Ciò riduce i rischi, contrae i costi poiché si utilizza e si paga semplicemente l’indirizzo dell’ufficio virtuale, il servizio di segreteria solo per il tempo necessario e si è in grado di svincolarsi rapidamente dalla spesa, nel caso ci sia la necessita di fare un downgrade.

Occorre uno spazio di lavoro per incontrare presso l’indirizzo del proprio ufficio virtuale i clienti? Niente di più semplice. Si possono prenotare telefonicamente, con le App una lounge, una stanza ufficio chiuso o anche una sala riunioni. Richiedere se necessario videoproiettore, videoconferenza e servizi di cafetteria. Nessuna di queste voci diventa un costo fisso, ma un costo a “gettone” o “a chiamata”.

L’evoluzione delle professioni

Tutti questi vantaggi trovano riscontro nell’innovazione che le professioni tradizionali stanno subendo. La diffusione di massa del web ha portato alla nascita di moltissime aziende “smart”, che operano completamente da remoto o in spazi condivisi È il caso, in particolare, delle web agency o delle startup in ambito grafico. L’assenza di una sede fisica, però, presenta dei problemi classici dell’imprenditoria: percezione negativa da parte dei clienti e bassa presenza sul territorio. L’ufficio virtuale permette di risolvere in maniera definitiva e pratica questo problema.

Dove attivare un ufficio virtuale

In quale città è possibile attivare un ufficio virtuale in Italia? In Italia in circa 60 città, ovviamente in ognuna di queste il numero di proposte, i prezzi e le offerte sono molto diverse tra loro.

Se in grandi città come Milano e Roma si può arrivare a scegliere la zona o il quartiere tanta è l’offerta, altrettando non accade in città grandi come Torino, Napoli, Palermo o Bari. Qui l’offerta è più limitata, ma c’è.

Uffici virtuali sono disponibili a Firenze, Bologna, Parma, Genova, Verona, Padova, Catania, Trento ma anche in città relativamente più piccole come Ferrara, Modena, Forlì, Frosinone, Siracusa e in comuni non capoluoghi come Moncalieri, Volpiano, Bellaria Igea Marina, Macerata, San Benedetto del Tronto ad esempio.

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