Uffici Virtuali Questi Sconosciuti

La possibilità di svolgere la propria professione attraverso un laptop, ha regalato (e sta donando tuttora) ad innumerevoli lavoratori indipendenti l’opportunità di viaggiare per il mondo, portando avanti la propria attività da luoghi diversi e senza una sede stabile. Ciononostante, sono sempre di più gli imprenditori del web che si affidano ad un provider di uffici virtuali, per poter dare al proprio business una location fisica di riferimento. Ma che cos’è, di preciso, un virtual office? In questo articolo cercheremo proprio di fare chiarezza sull’argomento, vedendo alcune delle caratteristiche principali di un ufficio virtuale. Ti auguriamo una buona lettura!

Che cos’è un ufficio virtuale?

Un virtual office è uno spazio dedicato a chi, per necessità, si trova spesso a lavorare fuori dall’ufficio. Secondo una stima abbastanza recente, oltre il 50% dei liberi professionisti si trova “in trasferta” per almeno due giorni su sette. Dati alla mano, è facile intravedere come questo trend crescerà anche nei prossimi anni, dove la flessibilità e la possibilità di svolgere servizi “in loco” sarà uno dei fattori trainanti del mercato.
Nonostante questo cambiamento, che è oramai innegabile, le necessità di un’azienda non hanno ancora subito grosse modifiche e, di certo, non si sono adattate al nuovo mondo del lavoro. Almeno fino al 2019, ad esempio, infatti, quando sembra che entrerà in vigore il vincolo dell’utilizzo esclusivo di fatture elettroniche, ogni libero professionista o imprenditore dovrà comunque inviare e ricevere per posta tali documenti. Anche le linee telefoniche non ammettono pacchetti economicamente vantaggiosi per chi utilizza il cellulare e, per ora, la linea fissa rimane quella più economica. Insomma, avere a disposizione una sede fisica rimane un asset interessante e non è ancora il momento più propizio per darsi al digitale al 100%.
Un ufficio virtuale, dunque, si propone a chi lavora da remoto come un luogo in cui poter ricevere la posta, usufruire di un centralinista che risponda alle telefonate e di un assistente in grado di gestire i problemi dei clienti. Ciò permette all’imprenditore o libero professionista di lavorare in qualsiasi luogo, con la certezza di avere delle fondamenta tangibili nelle città in cui la sua attività ha sede.

L’ufficio virtuale non è in cloud

Come abbiamo visto, dunque, il virtual office ha ben poco di digitale. Infatti, sebbene il lavoratore indipendente non sia fisicamente presente, la struttura esiste e rimane attiva seguendo gli orari di una normale postazione di lavoro. Il servizio di segreteria, solitamente messo a disposizione dal provider, opera nei momenti caldi della giornata, fornendo l’adeguata assistenza e rispondendo alle domande dei clienti. In altre parole, tutto funziona come in un ufficio vero e proprio, con la sola differenza che il professionista non è fisicamente presente.
Al momento della scelta dell’azienda a cui affidarsi per l’affitto di un ufficio virtuale, diventa dunque fondamentale assicurarsi che non si tratti semplicemente di un servizio che mette a disposizione il noleggio di indirizzi postali, ma che disponga di un vero e proprio sistema fisico e tangibile. Chiaramente, provider di virtual office diversi mettono a disposizione dei tool differenti: alcuni sono più indicati per chi opera oltreoceano, altri invece per chi si trova solo raramente fuori regione. Esistono, poi, degli uffici virtuali, quelli dei Business Center ad esempio, in cui è possibile disporre, in base all’esigenza, anche di un luogo fisico in cui svolgere la propria attività. Un ufficio a tempo, una postazione in coworking, una sala riunioni o una semplice lounge.

Insomma, le soluzioni sono molto diverse l’una dall’altra e possono essere facilmente confezionate su misura, in base alle singole esigenze.

Chi può beneficiare di un ufficio virtuale?

A nostro modo di vedere, si tratta di una delle domande più interessanti per quanto riguarda questo argomento.

Troppo spesso, infatti, si crede che un virtual office possa essere d’aiuto solamente a liberi professionisti, lavoratori indipendenti ed imprenditori. Sebbene questa sia la demografica che utilizza maggiormente i provider di uffici virtuali, sarebbe un grosso errore ritenere che non ci siano dipendenti che riescono a beneficiare di questa tipologia di soluzioni. Non è ormai così raro, infatti, imbattersi in aziende che richiedono ai propri impiegati di muoversi frequentemente per frequentare corsi di aggiornamento o realizzare consulenze “a domicilio”. In questi casi, può essere utile disporre di un proprio punto fisso di recapito, nel quale raccogliere telefonate e corrispondenze cartacee. Specialmente le compagnie che offrono postazioni da remoto, con il passare del tempo, stanno realizzando l’importanza di offrire ai propri dipendenti queste soluzioni. Non solo, infatti, la qualità delle condizioni di lavoro migliorano, ma si è realizzato come anche il fatturato finale riceva un incremento considerevole.
Rimane comunque chiaro che sono i self employed coloro che possono davvero godere a 360 gradi dei vantaggi offerti da questa tipologia di sistemazione. Chi svolge una professione digitale ha anche delle forti motivazioni per disporre di un virtual office, soprattutto se si tratta di attività freelance, le quali tendono ad includere un maggior numero di rapporti umani, rispetto a quelle più orientate al digital marketing.
Riassumendo, si può affermare con tranquillità che l’ufficio virtuale è un tool dalle molteplici funzioni, che possono fare comodo a tutte le categorie lavorative attuali.

In quale città attivare l’ufficio virtuale

Se l’ufficio virtuale è solo un numero telefonico, può essere attivato con qualsiasi prefisso italiano e trasferito poi verso un business center o società specializzata. Se invece l’ufficio virtuale è un bouquet di servizi: numero telefonico, servizio di recapito e domiciliazione, ufficio a tempo l’offerta si riduce. E’ possibile attivarlo in grandi città come Milano e Roma, Napoli e Bologna, in centri di medie dimensioni come Brescia, Verona, Genova, Palermo, Catania. Ma i business center e gli uffici virtuali sono disponibili anche a Modena, Moncalieri, Trento, Novara, Marghera Venezia ed il servizio non è influenzato dalla dimensione della città.

Conclusione

Siamo così giunti alla fine di questo articolo, nel quale abbiamo dato uno sguardo al mondo degli uffici virtuali. I provider di questa tipologia di servizio stanno crescendo sia per numero sia per fatturato, anche in Italia. Il mondo del lavoro è in forte cambiamento ed è normale che nuove soluzioni stiano emergendo. Il mondo del temporary e del digitale stanno subendo delle modifiche radicali che, a nostro modo di vedere, andranno a definirsi nel prossimo decennio. La proliferazione di professioni atipiche, svincolate da una sede fisica per il loro svolgimento, ma presentanti sempre le medesime esigenze di un’attività svolta in loco, hanno aperto uno spazio di discussione importante, nel quale il virtual office gioca un ruolo centrale. Come liberi professionisti o imprenditori del web, essere a conoscenza di questa opportunità può rappresentare un grande vantaggio sulla competizione, specialmente se si tiene conto dell’importanza che viene ancora data alla sede fisica, simbolo di professionalità e autorevolezza.

Approfondimenti su ufficio virtuale.

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