Oggi focalizziamo l’attenzione sui carnet prepagati, un modo diverso per fruire dei servizi offerti dagli spazi di lavoro ibridi o flessibili. Vedremo caratteristiche e vantaggi dei carnet dal lato del gestore degli spazi flessibili, in un successivo articolo porremo poi l’attenzione sui carnet dal punto di vista del cliente.
Cosa sono i carnet prepagati
Per comprendere meglio questo servizio immaginiamo quando pre-acquistiamo degli ingressi in una palestra, al cinema, i biglietti per i mezzi pubblici, i buoni pasto per una mensa. Acquistiamo anticipatamente un servizio, ad un prezzo di favore scontato quindi rispetto al prezzo di listino, con la possibilità di fruirne in un certo orizzonte temporale: 6 mesi, 12 mesi. Il carnet è un abbonamento ad ingressi, o anche una serie di voucher utilizzabili per beneficiare di prodotti e servizi.
Negli spazi di lavoro ibridi, coworking e business center, i carnet prepagati sono esattamente la stessa cosa: un abbonamento per utilizzare postazioni di lavoro condivise o stanze ufficio private o sale riunioni, in un certo periodo di tempo.
Quali servizi possono essere proposti in formula carnet?
La risposta potrebbe essere: qualsiasi servizio offerto dallo spazio flessibile, solo la fantasia e la capacità commerciale del gestore pongono dei limiti. Proviamo a fare uno sforzo di immaginazione: con i carnet possono essere proposte postazioni di lavoro in ambienti open-space, stanze ufficio, sale riunioni e aule corsi, servizi di segretariato telefonico, consumazioni nei corner bar, spedizioni della posta ricevuta, noleggio di videoproiettore o altra attrezzatura.
In pratica qualsiasi servizio del coworking o del business center può essere proposto a carnet. Ognuno dei servizi elencati può essere abbinato ad uno o più carnet. Il noleggio o ingresso in una stanza ufficio privata, può essere associato ad utilizzi orari, mezze giornate, giornate intere, settimane o mesi. Il noleggio di una sala riunioni o aula corsi può essere combinata con noleggi orari, mezze giornate e giornate intere. Il segretariato telefonico potrebbe essere associato a carnet con uso a giornata della segreteria oppure a chiamate ricevute. Il carnet delle spedizioni della posta ritirata per i clienti può essere associato ad un pacchetto di spedizioni.
Esempi concreti dell’uso di abbonamenti
Il gestore dello spazio flessibile nel momento in cui dialoga con il potenziale cliente e ne comprende i bisogni, può proporre soluzioni a carnet. Se l’interlocutore ad esempio esprime il bisogno di noleggiare un ufficio a tempo con una certa frequenza che può essere settimanale o bisettimanale o mensile, il commerciale dello spazio ibrido deve poi comprendere il numero di ore indicative di ogni noleggio e proporre la soluzione più adatta.
Se il cliente ad esempio illustra l’esigenza di fruire dell’ufficio a tempo una volta a settimana per circa due ore alla volta, il commerciale potrebbe suggerire l’acquisto di un carnet orario da 10 o da 20 ore, per la massima flessibilità di uso.
Oppure il potenziale cliente, che magari già fruisce di uffici occasionali o è domiciliato presso il business center, potrebbe manifestare il bisogno di disporre di un numero di telefono dedicato dove all’occasione trasferire le sue chiamate o un numero da pubblicare su una campagna di affissioni o on line. Il gestore dello spazio flessibile potrebbe proporre un servizio prepagato a carnet. Il carnet potrebbe prevedere un certo numero di giornate di segretariato telefonico oppure un certo numero di chiamate in ingresso ricevute. Ovviamente prima che le stesse si esauriscano il carnet potrà essere ricaricato con una nuova fattura.
Con la stessa logica si possono immaginare diversi tipi di carnet.
Fino ad ora abbiamo immaginato e descritto dei servizi a carnet acquistati e consumati presso un unico centro ufficio, vediamo se questi possono essere utilizzati in centri diversi.
Carnet e day-pass utilizzabili in centri diversi
Fino ad adesso abbiamo visto soluzioni di uso uffici e sale riunioni spendibili in una sola location, ma con il network Ufficiarredati.it questo limite può essere superato. Chi usa soluzioni a tempo, ad esempio gli uffici, è spesso un professionista, un agente o un commerciale, che potrebbe beneficiarne in città diverse.
Immaginiamo che il commerciale nostro cliente abbia l’esclusiva per un certo servizio o prodotto in Emilia Romagna, o che l’Emilia Romagna sia la sua area di lavoro: incontra i clienti in spazi flessibili e lo fa occasionalmente, ma almeno un paio di volte al mese.
Dovrebbe di volta in volta cercare il luogo dove incontrare i clienti, richiedere il preventivo, acquistare il noleggio e per ogni noleggio ricevere la relativa fattura, magari con prezzi diversi sede per sede. Se la persona lavora tra Bologna, Parma, Forlì, Modena, Rimini, (nel nostro esempio sono tutte città presenti nel network Ufficiarredati.it) potrebbe acquistare un unico carnet, scegliere se preferisce un carnet uffici o un carnet sale riunioni, se preferisce un carnet da mezze giornate o intere giornate. Con questo carnet, associato ad un’unica fattura si può muovere con assoluta comodità da un centro uffici all’altro.
Il carnet da 10 ingressi uffici per 10 mezze giornate, costa € 450,00 + IVA, quindi € 45,00 ad ingresso. Il carnet da 10 ingressi uffici per 10 giornate intere, costa € 800 + IVA, quindi € 85,00 ad ogni ingresso.
L’esempio di un possibile cliente che opera in Emilia Romagna può essere esteso ad altre città del network dove il carnet è accettato, sia nel nord Italia in città come Trento, Milano, Verona, del centro Italia come Roma e Prato, o del sud Italia come Bari, Napoli, Catania e Cagliari.
Quali i vantaggi del carnet per il gestore di spazi flessibili?
Abbiamo spiegato cosa sono i carnet, quali servizi possono essere proposti a carnet, come queste soluzioni di vendita possano essere utilizzate nel proprio centro uffici, o in una rete più ampia e capillare. Cerchiamo di evidenziare quali sono per un gestore di uno spazio ibrido i vantaggi di utilizzare i carnet.
Proporre ad un cliente un servizio ad utilizzo ripetuto ha l’indubbio vantaggio di fidelizzare il cliente, si ha la certezza che per un certo orizzonte temporale il cliente utilizzerà gli spazi, la qualità del servizio offerto nel periodo potrà determinare il riacquisto dello stesso.
La vendita del carnet ha importanti effetti economici e finanziari. Economici con maggiori ricavi per il proprio bilancio, finanziari con un cash flow anticipato associato all’immediato incasso di una somma per i servizi utilizzati in un certo arco di tempo. Effetto dell’incasso anticipato è anche l’azzeramento del rischio di avere insoluti da parte del cliente, l’azzeramento del tempo dedicato al recupero dei crediti.
I carnet non esauriscono qui i vantaggi, essendo un prodotto standardizzato, può essere proposto attraverso l’e-commerce del proprio sito web sempre attivo e quindi con un commerciale H24.
La gestione del carnet attraverso un software dedicato come quello proposto da Ufficiarredati.it, Virtuoso, consente una gestione semplificata sin dal momento dell’attivazione, con la possibilità di invio al cliente del riepilogo dell’acquisto. Nel momento dell’utilizzo poi, con un solo click si può registrare data, quantità e altre note; in qualunque momento inoltre l’operatore può inviare automaticamente il resoconto degli utilizzi o stamparlo come rendiconto/ricevuta per il cliente.
L’effetto dell’uso di uno strumento di questo tipo evita di commettere errori, consente a tutto il personale di gestire il cliente senza passaparola o informazioni poco chiare poiché si accede alla consultazione di utilizzi e residui con pochi click. I resoconti via email o stampati con format predefiniti danno inoltre un’immagine professionale verso il cliente.
L’emissione di carnet ha ulteriori vantaggi per lo spazio ibrido, a cominciare dalla semplificazione amministrativa: una sola fattura con tutti gli ingressi invece di tante fatture per quanti sono gli ingressi. Se il centro uffici promuove ed illustra i carnet validi in tutte le sedi del Network, i cosiddetti carnet nazionali, intercetta clienti con bisogni diffusi sul territorio nazionale, l’immagine che da del proprio spazio è di una rete ampia e capillare.
Se tutte le sedi fanno altrettanto, la pubblicità e promozione è moltiplicata per tutte le sedi del Network.
Per avere informazioni sui carnet disponibili nelle sedi affiliate ad Ufficiarredati.it è attivo il numero verde gratuito 800 090 130
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