Glossario

Ti proponiamo un elenco di termini tipici del nostro settore con relativo significato per aiutarti a comprendere meglio servizi ancora poco conosciuti e termini  tecnici a volte utilizzati in modo improprio.

Day office: con il servizio “day office” hai l’opportunità di noleggiare un ufficio per una giornata (o solamente per qualche ora) in un centro uffici che, oltre a mettere a tua disposizione un ufficio arredato e cablato, ti offre il supporto di uno staff di segretarie.
Il personale di segreteria è a disposizione per ricevere i tuoi ospiti e per soddisfare le tue necessità: dalle stampe, alle fotocopie, alla chiamata di un pony expres, alla prenotazione di un albergo.
Il servizio “day office” è utilizzato dai liberi professionisti come te, dalle aziende di selezione del personale e da tutti coloro che hanno necessità di un punto d’appoggio, anche in una città diversa dalla propria, dove lavorare in piena tranquillità

Risposta telefonica/segretaria online/segretaria virtuale: il servizio di segretariato virtuale è in genere richiesto da società in start-up o in fase di ridimensionamento, liberi professionisti e studi professionali, piccole, medie e grandi aziende.
Per sopperire all’attuale crisi di lavoro molte persone però negli ultimi tempi si dedicano al segretariato virtuale. Con pochi mezzi a disposizione, a volte insufficienti a rendere un servizio di qualità, e con poca esperienza in questo settore si improvvisano imprenditori a scapito del cliente.
Il servizio di segretariato virtuale, rivolgendosi ad una clientela eterogenea e con diverse peculiarità richiede invece una grande professionalità ed organizzazione. E’ opportuno che il cliente, al di la del prezzo spesso vero e proprio specchietto per le allodole, verifichi che il servizio non venga reso da un mero call center, ma che il personale di segreteria sia qualificato ed assunto regolarmente, che operi da un ufficio organizzato con mezzi tecnologici idonei a garantire al cliente un servizio orientato alla qualità piuttosto che alla quantità.

Ufficio virtuale: si parla di “ufficio virtuale” quando si hanno tutti i vantaggi di avere un ufficio senza avere materialmente l’ufficio stesso.
Puoi avere un domicilio legale presso il quale domiciliare la tua azienda, un indirizzo al quale far pervenire la corrispondenza con la certezza di una custodia sicura.
Uno staff di segretarie che risponde alla tua linea telefonica con il nome della tua azienda, che prende nota delle chiamate in arrivo o le trasferisce al cellulare e si prende cura di soddisfare ogni tua esigenza.
Spesso a questo tipo di servizio si affianca e si integra l’opportunità di avere uffici e sale riunioni a noleggio anche solo per un giorno.
La libertà quindi di dedicarti completamente al tuo business con la certezza di avere un servizio all’avanguardia a costi estremamenti contenuti rispetto ad un ufficio tradizionale.

Ufficio arredato/ufficio residence/business center/centro uffici: con il termine inglese business center si intendono le strutture che erogano servizi di ufficio arredato a tempo con servizi di segretariato. Il concetto è anche noto come ufficio residence, ufficio arredato a tempo, ufficio a noleggio. Il servizio si esplica nella stessa modalità di un residence, in cui il cliente utilizza la struttura per viverci per un tempo variabile, trovando tutti i servizi inclusi nel corrispettivo che va a pagare. Così, analogamente, succede in un centro di uffici residence o business center. Le aziende che utilizzano questi servizi accedono in una struttura che mette a disposizione, in modo centralizzato, uffici completamente arredati con una o più postazioni di lavoro, corredati di linee telefoniche dirette e di tutti i servizi di gestione e manutenzione ordinaria e straordinaria, dalle spese condominiali alle utenze, pulizie, asporto rifiuti solidi urbani. Inoltre un servizio di segreteria e reception personalizzata prende nota delle telefonate, raccoglie la posta e accoglie i clienti per tutto l’arco della giornata, operando esattamente come se fosse lo staff del cliente. Fonte wikipedia

Cauzione: la cauzione è una forma di garanzia monetaria liquida che un contraente versa ad un altro a tutela della buona riuscita del contratto.
La somma rimane sempre di proprietà del cliente ma viene custodita per tutta la durata del contratto dal beneficiario e restituita al momento della risoluzione del contratto stesso, contestualmente agli interessi fiscali che maturano dal momento del versamento della somma. Questo termine non dovrebbe mai comparire nei contratti di noleggio uffici arredati.

Acconto e caparra: La differenza tra caparra e acconto – sia sotto l’aspetto tributario che del rapporto tra le parti – è sostanziale, e di conseguenza non è possibile utilizzare contemporaneamente entrambi i termini. Mentre la caparra (che, nel caso, è quella confirmatoria) è prevista dall’art. 1385 del Codice Civile e consiste nell’assegnare ad una parte, a conclusione del contratto, una somma di denaro, che in caso di adempimento deve essere restituita o imputata alla prestazione dovuta e non è soggetta ad Iva; l’acconto non è altro che una parte del corrispettivo pattuito per la vendita o la prestazione, e quindi assume rilevanza ai fini Iva. Fiscalmente quindi la caparra non può considerarsi come parziale pagamento anticipato del prezzo perché ha funzione risarcitoria del danno in caso di ingiustificato inadempimento e le somme versate a tale titolo, a patto che ciò risulti chiaramente evidenziato per iscritto, non vanno fatturate e devono considerarsi fuori campo Iva. Solo a prestazione effettuata la caparra verrà fatturata e concorrerà alla formazione del prezzo complessivo da indicare sulla fattura o sulla ricevuta fiscale. L’acconto, al contrario, come già premesso, non è altro che un parziale pagamento e – secondo quanto è previsto nel comma 4 dell’art. 6 del D.P.R. 633/1972 – deve essere fatturato nel momento stesso in cui viene riscosso assoggettandolo ad Iva. Fonte studioconsult.it/caparra.html

Deposito a garanzia: il deposito a garanzia,  versato al centro uffici residence ai sensi dell’art. 1782 c.c., resta per tutta la durata convenuta del contratto, a garanzia di qualsiasi danno subito dal centro uffici residence stesso per fatto imputabile al cliente, ai suoi dipendenti e in genere ai suoi aventi causa, nonche degli obblighi contrattuali in genere, e sarà infruttifero di interessi ai sensi dell’art. 1815 c.c.  Fonte Aniur

Domiciliazione postale/ domiciliazione legale: ti invitiamo a visitare la sezione dedicata alle domiciliazioni presente nel sito.